ثبت دریافت و پرداخت نقدی
یکی از مهم‌ترین امور به منظور ثبت وقایع حسابداری در شرکت ها و موسسات، ثبت و صدور اسناد حسابداری است.
ثبت دریافت و پرداخت نقدی چیست؟
به طوریکه اگر این امر به درستی صورت نگیرد، سایر امور مالی و حسابداری شرکت ها نیز با نقصان مواجه شده و معادلات حسابرسی سازمان ها را دچار مشکل خواهد شد. مؤسسات و شرکت‌ها برای ثبت اسناد خود از دو روش ثبت دستی و ثبت سیستمی استفاده می‌کنند.
در مورد صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، موارد زير را باید در نظر داشته باشيم :
– برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، بايد اطلاعات همه اقلام رسيد مورد نظر را باید تكميل کرده باشید.
2-برای صدور سند حسابداری رسيد دريافت چک ، بايد اطلاعات حساب معين در بالای فرم رسيد دريافت چک و اطلاعات حساب های معين در تنظيمات سيستم عمليات بانكی تعريف شده باشند.
3-در صورتيكه در تنظيمات سيستم عمليات بانكي ، گزينه “صدور خودكار سند حسابداری رسيد دريافت” فعال شده باشد ، به محض ثبت رسيد دريافت چک ، سند حسابداری آن نيز صادر خواهد شد .
4- برای هر رسيد دريافت چک ، امكان صدور بيش از يک سند حسابداری وجود ندارد و همه اطلاعات يک رسيد دريافت چک در يک سند حسابداری ثبت ميشود .
5-در رسيد دريافت چک در صفحه اسناد مرتبط ، ميتوانيم مشخصات سند حسابداری صادر شده برای رسيد دريافت چک را مشاهده كنيم .
ثبت اسناد مربوط به دریافت و پرداخت در حساب های بانکی چگونه خواهد بود؟
حساب بانک هم مانند صندوق زیر مجموعه دارایی هاست، پس افزایش در این حساب آن را بدهکار و کاهش در این حساب آن را بستانکار میکند.
ثبت سند در حسابداری
دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی، فاکتورهای خریدوفروش، اسناد مربوطه و … با نام اسناد حسابداری شناخته می‌شوند. ازآنجایی‌که اطلاعات این اسناد با یکدیگر تفاوت دارد؛ بنابراین ثبت و نگهداری هرکدام از آن‌ها نیز با یکدیگر متفاوت است. به‌طوری‌که هرکدام از این اسناد حسابداری، طبق فرمت خاص و براساس دستورالعمل‌های مربوطه ثبت میشود.
ثبت حسابداری حساب تنخواه گردان چگونه است؟
این حساب نیز مانند صندوق و بانک زیر مجموعه دارایی هاست و ثبت آن نیز مانند قبل اتفاق می افتد. یعنی افزایش آن را بدهکار و کاهش آن را بستانکار می کند.
هنگام پرداخت وجه ،اولیه تنخواه گردان، حساب آن بدهکار می شود و هر زمان هزینه اتفاق بیفتد، حساب مربوط به آن هزینه بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار میشود.
یكی از ثبت های حسابداری كه به صورت روزانه انجام می پذیرد، ثبت دریافت نقدی و پرداخت نقدی یا همان ورود و خروج دستی پول می باشد. در این ثبت از مشتری یا پرسنل یا هر شخص دیگری پولی گرفته شده و به صندوق (یا بانك كه در آن صورت واریز به حساب نامیده می شود) واریز می گردد، و یا بالعكس، از صندوق یا بانك شركت پولی به شخص بستانكاری داده می شود.
چنانچه كاربر نتواند كدینگ ثبت سند حسابداری انواع مختلف دریافتی و پرداختی را به تفكیك برای سیستم تعریف كند در نهایت با اختلاف حساب و گزارشات نادرست مواجه شده و حتی مجبور به تغییر دستی سند ثبت شده در نرم افزار حسابداری می شود.
معمولا برای ثبت سند حسابداری این عملیات به روش زیر عمل می شود:
دریافت نقدی
موجودی نقد و بانك/صندوق
حساب ها و اسناد دریافتنی/ بدهكاران تجاری
استفاده از تفصیلی شخص
پرداخت نقدی
حسابها و اسناد پرداختنی/بستانكاران تجاری
استفاده از تفصیلی شخص
موجودی نقد و بانك/صندوق
حال ممكن است دریافت یا پرداخت نقدی ما به دلیل دیگری غیر از تسویه فاكتور باشد. به عنوان مثال دریافت نقدی برای تسویه فاكتور برگشت از خرید، یا پرداخت نقدی برای دادن وام به شخص یا پرداخت یك هزینه و … باشد، كه در این صورت سند حسابداری ثبت شده در بالا درست نمی باشد.
انواع سند حسابداری
به‌صورت کلی اسناد حسابداری شامل موارد زیر است:
- سند حسابداری دستی: اگر قصد انجام ثبت اسناد به‌صورت دستی را دارید، کافی است تا ابتدا یک سند خام را چاپ کنید. سپس اطلاعات را به‌صورت دستی وارد آن کنید.
- سند حسابداری کامپیوتری: برخلاف روش سنتی، امروزه بیشتر افراد به سمت اسناد سیستمی رفته‌اند. در روش سیستمی به‌جای چاپ سند خام، فرم اولیه توسط کامپیوتر نشان داده میشود. سپس شما می‌توانید رویدادهای مالی شرکت را با استفاده از کامپیوتر وارد فرم سند حسابداری کنید.
- سند حسابداری ساده: اگر سند شما از دو بخش بدهکار و بستانکار تشکیل‌شده باشد، به آن سند ساده می‌گویند. ثبت سند حسابداری در این روش فقط شامل دو ثبت است.
- سند حسابداری مرکب: در این سند، برخلاف حالت ساده، سند از چندین ثبت در سمت بدهکار و بستانکار تشکیل‌شده است.
چنانچه كاربر نتواند كدینگ ثبت سند حسابداری انواع مختلف دریافتی و پرداختی را به تفكیك برای سیستم تعریف كند در نهایت با اختلاف حساب و گزارشات نادرست مواجه شده و حتی مجبور به تغییر دستی سند ثبت شده در نرم افزار حسابداری می شود.